image
english       hämta      
HEM   TJÄNSTER   TEXTER   RESURSER   SAMARBETE  

Föredrag
ABM, IT och forskningen
Riksbankens Jubileumsfond
Stockholm, Sverige, 17 november 1999

Auktoriteter, Termer och Standard

Om gemensam infrastruktur inom ABM-området, sett från museets sida. - Några exempel inom museernas verksamhetsområde, några reflexioner om skillnader samt några förslag.

Inledning och historik

Inledningsvis ska jag ta mig friheten att schablonisera och förenkla. Möjligen något över det tillåtnas gräns.

Min mening med det är INTE att polemisera mot de övriga A och B, inte heller mot M, utan mer att notera i vilken riktning skillnaderna går isär när det gäller dokumentationsarbetet.

Syftet inom biblioteken är s a s att en gång för alla beskriva var och i vilken form en viss kunskap finns och sedan, med viss repeterbarhet skapa ett system för transaktionshantering och det behövs ett relativt litet, väl definierat antal begrepp för detta - så som länge funnits inom SAB m fl system. (Vad har vi / vem har lånat / när kommer den tillbaka osv.)

Arkiven vill bringa ordning i, oftast större, mängder handlingar - dvs ett likartat material med någotsånär överblickbar och likartad härkomst. För detta skapas ett system som är en spegel av den organisatorisk strukturen hos arkivbildaren och som fungerar väl för att överblicka och kategorisera bestånd/kvarlevor av verksamhet. Även inom A finns långa traditioner av gemensamma system.

Museerna hanterar ett mycket spretigt konglomerat av enskilda objekt, oklart hopkommet med hänsyn till tid och syfte, vart och ett med sin unika historia. Vi vill dels dokumentera dessa objekt var för sig, dels ska de inordnas i eller förklara en världsbild som kan växla från tid till annan och så ska vi också hålla reda på in och ut i magasin osv.

Konstvetare, naturhistoriker (vad det nu är), etnologer, konservatorer, magasinsföreståndare med flera yrkeskategorier vill läsa ut eller in olika kunskap ur materialet/dokumentationen, vilket snarast ökat på den splittrade utveckling som vi idag dras med. Tillsammans med det faktum att museerna saknar sektorsmyndighet eller liknande samlande nationell resurs, betyder det att vi har skapat en tradition där var och en skapar sina egna system, beskrivningar i fri text, teckningar och olika lokala kodsystem. Specialmuseerna är glädjande nog lite före i standardiseringsarbetet. Man har haft lättare att se fördelarna med standardisering i de museer där det finns en nära koppling till den akademiska forskningstraditionen.

Och jag själv tenderar att se det hela från ett allmänt kulturhistoriskt perspektiv - det ska erkännas. Till försvar kan väl anföras att de flesta museerna i landet, lokala och regionala, ändock har allmäna samlingar som i huvudsak bygger på kulturhistoria.

Det finns således en rad gamla, grundläggande förklaringar till att vi som arbetar med museisamlingarna inte kommit riktigt lika långt i fråga om att standardisera materialet och användningen som våra kollegor inom arkiv och bibliotek. Frågor som får avgörande betydelse för museernas dokumentationsarbete har också ibland lösts som demokratibeslut ad hoc inom en krets bestående av personer med korta projektanställningar (sesam), arbetsmarknadspolitiska anställningar osv. I en del fall utan att fackpersonalen överblickar konsekvenserna.

Vi kan också notera att diskussionerna om dokumentationssystem ibland mer rört gränssnitt, skärmbilder och blanketter (dvs att flytta de gamla kortsystemen till skärmen) än databasstrukturer. När sedan systemen satts i drift och de stora volymerna data börjar matas in dyker problemen upp som svampar ur jorden. Ingen eller liten beredskap har funnits för de strukturella frågorna och alltför få kulturhistoriker har hittills tänkt i termer av dokumentationsriktlinjer, auktoriteter, terminologier och standardisering.

Med satsningar på intensifierad katalogisering där fler deltar, som SESAM, med nya system att arbeta i (SOFIE) och på sikt med mer kvalificerade frågor mot våra samlingar, från skolan, forskare och allmänhet kommer behovet av att diskutera standardiseringsfrågor att ta fart. Det här är en utveckling som börjat. Det kan noteras att de utbildningstillfällen som ordnades kring ett så specialiserat ämne som termkataloger förra året samlade ett förvånande stort antal deltagare.

Vad görs i dag?

Det gemensamma i infrastrukturen rör såväl hur vi ordnar som vad vi ordnar. Jag ska uppehålla mig lite vid både form och innehåll i det kommande.

Jag tror inte på ett stort gemensamt dokumentationssystem för ABM. Inte heller på ett stort museigemensamt system. Jag tycker mig se att det finns frågetecken inom de samarbeten som pågår även mellan till synes likartade museer också.

Eftersom materialet i arkiven, biblioteken och museerna är så olika och så olika använt fordras olika stödsystem inom våra arbetsområden. Vissa gemensamma infallsvinklar finns dock och dessa är det viktigt att vi kan enas om för att det ska vara meningsfullt med gemensamma dokumentations- eller söksystem. Men, det finns en hel del ljuspunkter när det gäller att hitta de underliggande tekniska förutsättningarna för att OLIKA dokumentationssystem ska kunna tala med varandra.

Jämför man internationellt så blir läget både hedrande och något förvirrande. Här finns inga heltäckande undersökningar gjorda men när jag följer de diskussionslistor som finns på nätet och andra källor får åtminstone jag den här uppfattningen: Det görs stora satsningar som ännu inte kommit över det initiala eller experimentella stadiet och börjat tillämpas. Det arbetas med standardiseringsförsök inom ICOMs kommitte för dokumentationsfrågor, när det gäller databasmodeller (tidigare relationsdatabaser, nu objektorienterade system). CIDOCs guidelines var ett viktigt delmål i arbetet. CIMI har för inte så länge sedan släppt ett dokument som förklarar hur man tänker sig att tillämpa Dublin Core i museisamlingar. Den gigantiska Art and Architecture Thesaurus är kanske den största enskilda satsningen på detta plan. Dels verkar det som man (t ex i USA - men inte i Sverige) i stor utsträckning bygger egna små enkla register/databaser utifrån en tydlig bild av vad som fordras i det egna museet. Dels verkar det som en del EU-projekt också talar om gemensamma system och auktoriteter, men utan att vi ser reella resultat.

Sveriges placering kan väl på ett sätt sägas vara god. Jag tror att det är få länder som har en gemensam "innehållsstandard" som Samoreg som tydligt tar fasta på den kulturhistoriska aspekten av dokumentationen. Det verkar som det finns en dragning åt det administrativa vetandet i andra länder.

Om hur vi standardiserar

Samoregsystemet

Samoregsystemet är resultatet av en utredning som 1985 lade fram ett förslag till gemensamm dokumentationsstruktur för museerna. Dels som ett set av blanketter för olika kategorier (MU, KH, KO, ET, NA och AR) av samlingar, dels som anvisningar till blanketterna. Den logik som ligger till grund för tankegångarna har visat sig hålla förvånansvärt bra och vunnit gehör i vissa sammanhang medan systemet inte alls fungerar inom t ex NA och AR. Samoreg har nog ibland tagits till användning relativt oreflekterat. När olika initiativ har skapat nya dokumentationssystem i museerna har ofta Samoreg legat till grund men man har modifierat/misstolkat/missförstått vissaa termer och alltför lätt skapat lösningar som inte ansluter till eller går emot standard.

Termkatalogen

Syftade till att skapa en gemensam termkatalog byggd på den konvention för termbenämning som SWETERM utgör. Det visade siga vara mycket svårt att komma till ett allmänt godtagbart bestånd av minsta gemensamma nämnare av traditionella termer om man bryter ner dem i sina minsta beståndsdelar. Kombinationsmöjligheterna blir närmast oändliga. Detta öppnade ett vitt och vitt diskussionsfält kring terminologins beståndsdelar, av närmast filosofiskt slag. Väl värt att hålla vid liv. Som konkret resultat finns en katalog av grundtermer som går att kombinera efter smak och en logik för hanteringen. Vissa förslag till tillägg och förändringar har kommit fram och förhoppningsvis kommer vi att knyta ihop detta under den närmaste tiden.

Hanteringen av terminologin är ologisk med följd att det blir svårt att skapa välstrukturerade system. Några konkreta exempel får belysa detta.

Vissa termer är egentligen sammansatta och möjliga att bryta upp. "Namn" blir "Förnamn" och "Efternamn" för att i nästa steg bli "Prefix", "Förnamn", "Mellannamn/initial", "Efternamn", "Suffix" och kanske "Titel" (om det nu är en del av namnet eller en del av den sociala kontexten). Till detta kommer metainformation på olika nivåer, dvs uppgifter om uppgifterna i sig. (Därmed dokumenterar de något annat än vad som egentligen avses). En måttuppgift kan vara "exakt" eller "ungefärlig" eller ha "mätbara toleranser". Den kan - på en annan nivå - vara "uppmätt", "uppskattad", eller "enligt uppgift". Tidsangivelser kan vara i datumformat, som årtal, eller perioder. Perioder kan vara avgränsade eller diffusa och ha mer eller mindre väldefinierade namn.

Om vi bryter ner materian i ett dricksglas till atomer kan vi inte dricka ur det. Mjölken (eller vinet) kommer att hamna i en pöl på golvet. Om vi bryter ner dokumentationen till dess minsta besåndsdelar händer väl samma sak - vi kan inte fånga upp det kulturhistoriska budskap som vi (eller tidigare kollegor) velat förmedla när ett föremål införlivats i museets samlingar.

Det är naturligtvis inte viktigt eller nödvändigt att i alla lägen vara så preciserad, men ska vi bygga gemensamma terminologier så måste vi åtminstone i den underliggande teorin ha rett ut merparten av dessa frågetecken. För vissa museer är det viktigt att en av aspekterna går att precisera. För andra institutioner är det andra uppgifter som står i focus. För samsökbarhet underlättar det oerhört om de uppgifter som jämförs har samma sammansatta form eller nivå av precisering.

Dokumentationsaspekten är mao en sida av saken. Möjligheterna till (gemensam) återsöking är en annan sida. Den maximala flexibiliteten främjar inte nödvändigtvis enkelhet och klarhet. Vi får ge avkall på en del av flexibiliteten till förmån för överblick och användarvänlighet. Det finns också en fara med att normera material av museikaraktär för mycket. - Stirrar vi oss blinda på möjligheterna till återsökning så riskerar vi att standardisera bort kunskapen.

Tolkningen av materialet är beroende av att båda aspekterna tillgodoses - både när det gäller form och innehåll.

 

Vad lämpar sig att standardisera?

De logistiska uppgifterna är så lokala i huvudsak att det inte finns behov av samordning.

 

De tekniska skulle må bra av att normeras och samordnas. Material, teknik, mått, namn, tid (periodnamn), och geografi är generella och kan beskrivas och inordnas utan hänsyn till objekten.

•  Här finns NAD-topo som ett försök. Jag tror dock att det skulle vara mer framåtsyftende att kika på gissystemen, kanske använda koordinater i högre utsträckning även för mer allmäna geografiska uppgifter. Koordinater kopplade till en tidsuppgift kan i så fall ge en exakt uppgift om ett ortnamn samtidigt som man inte fastnar i just det tidsskiktet (Problemet med områdesnamn som blir för inexakta och positioner som blir för precisa skapar också sin källkritska diskussion.)

•  KRS / Libris/ som stomme för att hantera personer/namn är också ganska givet - dock är det inte i den nationella och internationella beståndet av författare som museernas och arkivens personer återfinns - ett gigantiskt personregister miljoner namn på "vanliga" odokumenterade bönder, pigor, bankdirektörer och sjökaptener. SVAR, demografiska databasen m fl.

De objektspecifika uppgifterna , köttet på benen, är i de flesta fall närmast omöjliga att normera eftersom de innehåller föremålets livshistoria, språkdräkt och mänskliga kontakt. Hit hör till exempel vår kära gamla sakordsdiskussion. Heter det automobil eller bil, strumpa eller socka, klänning eller brudklänning, vem vet vad en halevante är, fotgenlampa eller lampa, -fotogen. Vi får inte förledas tro att vi är vetenskapliga medan vi egentligen bara är klåfingriga.

Auktoriteter

I Marie Nybergs inventering 1996 framgår det att medvetenheten om auktoriteter i många fall är begränsad även där det finns behov och där det finns initiativ till standardisering. Den flora av hjälpsystem som redovisas från ca 50 museer är ganska omfattande men om man försöker analysera de olika bidragen närmare verkar det lite spretigt.

Många system är lokala. Alldeles säkert utgör de ett utomordentligt bra stöd i arbetet, men eftersom de är just lokala så har de en given begränsning. Anpassade efter de lokala förutsättningarna kommer de aldrig att nå en vidare acceptans. Tre skäl finns att tro detta. Dels finns regionala skillnader i indelningen - som visar sig i de rubriker som behövs - dels skiftar museernas samlingar så mycket ämnesmässigt att ett lokalt framtaget system (textilhistoria) sällan täcker in beståndet i ett annat museum (sjöfart). Om det ändå gör det kan olika forskningssyn eller handläggningstraditioner göra att man inte anser systemet vara till hjälp.

I en del fall tar vi hjälp av system som utvecklats utanför museerna, (SNI, SIS, SCB). Dessa är förvisso heltäckande och tillför mycket när det gäller att organisera uppgifterna. Min personliga uppfattning är dock att dessa auktoriteter också kan "lura" oss att tro att vi är vetenskapliga. De tillför ju inget vetande till våra dokumentationer utan "kommunkoden 1421" är bara ett annat sätt att säga Orusts kommun.

Sedan har då olika specialmuseer tagit sig an uppgiften att skapa hjälpsystem för teknik och material, motivkategorier, arkeologiska begrepp osv . De är till stor hjälp när vi vill beta oss igenom ett smalt område och beskriva i likartad terminologi. Dessa system tenderar att vara okända utanför den egna institutionen. Här verkar det stora hindret vara att dessa system blir för specialiserade för mindre samlingar av mer allmänt slag när man går in i den detaljeringsgrad som upphovsmannen strävar efter.

Så finns det dock kvar en kärna av allomfattade favoriter . OCM/OWC, Den gröne registrant och NM-klass för klassifikation, Dokumentationssystemet Sofies inbyggda listor, Samoregs rekomendationer, SAOL/Nationalencyklopedin och inte minst Åhlen & Holms katalog från 1919 - Jubileumsutgåvan, NIMAs järnhandelskatalog och andra standardverk inom olika brancher att älska och hata. Av vikt är att uppgifterna är samtidiga med de förhållanden som ska dokumenteras.

Och Allmäna arkivchemat eller SAB används naturligtvis för att ordna de andra ABM-sektorernas material där det finns sådant - Hur är det med arkiven och biblioteken i det fallet när man har bild- eller föremålssamlingar insmugna?

Ett försök att dela in de olika typerna av auktoritetsverktyg ska göras.

 

•  Plocklista - Lokala listor som stöd för inmantning eller sökning. Egentligen en presentationsform i gränssnittet.

•  Ordlista - SAOL m fl fungerar ofta som ett stöd i dokumentationsarbetet för att finna de rikssvenska benämningarna. Ger ingen ledning om ett objekts karaktär eller definition.

•  Uppslagsverk får ofta stå till tjänst med underlag för bedömning och benämning.

•  Klassifikationssystem - som (bara) grupperar objekt och sätter namn på dessa olika logiska grupper.

•  Nomenklaturer - Svåra nog att göra. Kräver ett gediget kunnande inom ett ämnesområde och de som föredömligt gjorts inom nordiskt museiväsende är väl närmast sylvasst smala. Och lämnar allt runtomkring i ett dunkel (begreppet matkniv - bordskniv där namnet skiljer broende på tilverkningsår och längd) eller smörkärnans alla trettiotalet synonymer. Kanske är detta ett bidrag till nidbilden av museimannen/knappologen.

•  Thesaurusar som försöker ta ett (hierarkiskt) helhetsgrepp är det ont om - av förståeliga skäl. AAT som exempel har hållit på i ca femton år med en ansenlig stab engagerad är i det närmaste omöjliga att översätta utan att hamna i bryderi kring såväl språkliga som konceptuella skillnader mellan kulturområden. Detta är ett problemområde i sig. Vi som arbetar i en liten språklig miljö har mycket längre väg till resultat än inom det anglo-amerikanska språkområdet. Vi behöver inte bara översätta/vara överens om terminologin när det gäller formen. Svaren blir ointressanta om det inte går att förstå innehållet.

Vad museerna behöver:

•  Till att börja med lagom djupa auktoriteter med acceptans ute bland museerna, framtagna av kompetenta institutioner på nationellt eller nordiskt plan som snabbt slår igenom. Gärna tillsammans med övriga ABM.

•  Snabbt ett större material åtkomligt i digital form så att vi kan börja ställa frågor kors och tvärs. Det är det enda praktiska sättet att visa vilken (hög/låg) kvalitet vi har på vår dokumentation och att visa var auktoriteterna gör mest nytta för förståelsen av materialet.

•  En diskussion om vad vi som museer ska dokumentera och i vilken form vi ska spara uppgifterna så att kunskapsmassorna blir lockande att försöka tolka. En förståelse för vad dessa verktyg kan hjälpa oss med och en strategisk syn på vikten av att utvecka och följa standarder.

Här är det synnerligen viktigt att forskarvärlden finns med i diskussionerna i egenskap av användare, men kanske också genom att bidra med metodaspekter.

•  En översyn av Samoregs grundtankar i förhållande till andra sätt att dokumentera inom M och inom ABM.

•  En diskussion om värdet av samordning och standardisering i ett internationellt perspektiv.

•  En långsiktig planering för fördjupningen.

Personligen tror jag också att någon form av museianknuten, organiserad, stödverksamhet som har kontinuitet, förankring, kompetens och resurser i form av pengar och personal behövs för att driva arbetet framåt.

Slutsats

Samverkan inom ABM kan bygga på följande grund. Arkivens översiktliga synsätt underlätta i vissa grupper av museimaterial, som t ex bildsamlingar om vi tillåter oss att anamma en annan sektors metod. Bibliotekens regelverk för namn kan smitta av sig till både arkiv och museer, antar jag. Museerna har att erbjuda vanan vid sammansatta frågeställnigar och OCM som en rimlig kandidat till ABM-gemensam ämnesklassifikation utifrån EN aspekt - objektets funktionella sammanhang.

Ett aktivt och stimulerande arbete med gemensamma infrastrukturella satsningar inom ABM-området kräver att forskning inom området initieras och, i den mån den redan finns, fördjupas, samt att ett medvetet arbete genomförs med spridning av dels de strategiska aspekterna, dels den empiriska kunskapen.

Inom arkiven, biblioteken och museerna var för sig, naturligtvis, men kanske än viktigare på gemensam bas.

Inom Sverige, naturligtvis, men kanske än viktigare på gemensamt nordiskt och internationellt plan.

Hans Rengman
META – Kunskap om kunskap

                                              meta
+46 (0)70 718 23 25
hans@meta.se

Skype Me!